Подробная инструкция по смене юридического адреса ООО и организаций

Смена юридического адреса

В бизнесе, как и в жизни, бывает всякое, самые распространенные причины, по которым фирма или общество с ограниченной ответственностью (далее ООО, Общество) решает сменить юридический адрес ООО:

• Окончание срока действия договора аренды, который отказывается продлевать любая из сторон.
• Добровольное решение о переезде офиса или всей деятельности в другой населенный пункт.

Законодательство РФ разграничивает понятия «местонахождение» и «адрес». Смену юридического адреса оформляют по разным правилам – в зависимости от того, изменило ли ООО местонахождение в пределах одного населенного пункта или переместилось за пределы данного пункта:

• местонахождение – территориальная единица, населенный пункт, указанный в уставе ООО;
• полный адрес – предполагает указание не только города, но и улицы, дома, корпуса.

Понятие «юридический адрес» - чем отличается и зачем он нужен

В нормативных документах нет четкого определения юридического адреса (в соответствии с п. 2 ст. 54 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации). Гражданский кодекс указывает, что предприятие может быть зарегистрировано по месту фактического расположения органа его управления – администрация во главе с директором. Этим местом может быть офисное помещение, адрес регистрации физического лица/директора.

Если изменение юридического адреса без переезда в другой город 

Фирма может поменять юр. адрес в рамках одного населенного пункта или с переездом в другую территориальную единицу. В уставе юр.лица допускается указывать: либо только город (поселок, село) или полный адрес. В случае если в уставных документах содержится информация только о населенном пункте, определен следующий порядок смены юридического адреса:

• в течение 3 рабочих дней директор должен обратиться в налоговый орган по прежнему месту пребывания;
• в ИФНС подается форма Р14001 (нотариально утвержденная), бумаги о нахождении по новому адресу (договор аренды, бумаги о праве собственности, письменная гарантия о предоставлении помещения), протокольное решение собрания акционеров.

Для такой смены не нужно вносить изменения в устав и оплачивать государственную пошлину.

Но если в уставных документах указан полный адрес (включая улицу, дом) то изменяется и перечень предоставляемых в налоговый орган документов:

• налоговая форма Р13001, удостоверенная нотариусом;
• квитанция об оплате государственной пошлины за осуществление процедуры смены адреса, которая составляет 800 руб.;
• бумаги о нахождении по новому адресу (договор аренды, документы с подтверждением права собственности, письменная гарантия о предоставлении помещения); 
• протокольное решение собрания акционеров;
• два экземпляра устава, в котором будет указан новый юридический адрес.

Изменения вносятся налоговым органом в течение 5 рабочих дней. По истечении срока, ООО получает лист о внесении изменений в единый государственный реестр юрлиц.

Процедура смены юридического адреса ООО при переезде в другой населенный пункт 

До 2016 года действовал старый упрощенный порядок изменения юр. адреса. Сейчас происходит в два этапа и занимает не менее 1 календарного месяца и требует обязательного внесения корректив в устав ООО. Теперь смена юридического адреса организации предполагает следующие действия:

1. в территориальный налоговый орган по месту первоначальной регистрации необходимо подать удостоверенную нотариусом форму Р14001 с заполненным на листе «Б» пп. 1-5 и решение/протокол собрания об осуществлении переезда;
2. через 5 рабочих дней компания получает документ, в котором зафиксированы внесенные в единый госреестр юрлиц изменения;
3. после получения документов из территориального налогового органа должно пройти не меньше 20 дней, по истечении которых директор обязан обратиться в ИФНС по новому месту расположения предприятия.

Для налоговой регистрации в новом населенном пункте требуется подать следующий пакет документов:

• удостоверенная нотариусом налоговая форма Р13001;
• квитанция об уплате пошлины государству за осуществление процедуры смены адреса на платежные реквизиты новой ИФНС;
• бумаги о нахождении по новому адресу (договор аренды, бумаги о праве собственности, письменная гарантия о возможности занимать помещение);
• протокол/решение учредительного собрания (главного собственника – владельца максимальной доли свыше 50%);
• два экземпляра устава, в котором будет указан новый юридический адрес фирмы.

При смене юр. адреса на новый с изменением местонахождения налоговая инспекция имеет право проверить действительность поданных почтовых реквизитов. Для этого адрес по существующим базам проверяется на массовость.

 Массовый юр. адрес – это офисный центр, в котором зарегистрировано несколько юридических лиц.

 

Его подача в ИФНС может стать объективной причиной в отказе регистрации Общества. Довольно неприятная ситуация, избежать которой, поможет предоставление юридического адреса от реального собственника и надежного посредника. Еще одним методом проверки достоверности является личное посещение налоговым инспектором указанного помещения, его визуальная оценка на предмет готовности к эксплуатации, обустроенность мебелью и техникой. 
Если вопросов к расположению и обустройству ООО не возникает, то через 5 рабочих дней предприятие поставят на учет по новому измененному юрадресу, а его администрация получит соответствующий лист. Если юр.адрес признается фиктивным или массовым, то данные об этом вносятся в ЕГРЮЛ, что не сулит собственникам ООО ничего хорошего. 

Изменение местонахождения ООО и домашний адрес

Новым местом регистрации офиса компании может быть домашний адрес. Если указывается место регистрации (прописки) директора или главного учредителя (владеет долей 50% +), то двухэтапная процедура не требуется. В этом случае действует ускоренный порядок смены юр. адреса. В установленный порядком срок в новый территориальный налоговый орган необходимо подать такой пакет бумаг:

• нотариально удостоверенная налоговая форма Р13001;
• платежный документ о погашении госпошлины за осуществление процедуры смены адреса на платежные реквизиты новой ИФНС;
• протокол/решение учредительного собрания (главного собственника);
• два экземпляра устава, в котором будет указан новый юридический адрес.

Обращаем внимание, что новый адрес Общества, указанный в уставе и заявлении, должен совпадать с тем, по которому прописан директор/собственник (подтверждается копией соответствующих страниц паспорта).

 

В этом случае срок регистрации сокращается до 5 рабочих дней, поэтому при необходимости срочной смены юр. адреса описанная выше процедура является оптимальной.

Пошаговая инструкция подготовки необходимых документов для перерегистрации юр.адреса

Первый этап. Законодательно среди обязательных документов для подачи в налоговые органы нет решения учредительного собрания, но на практике эта бумага повсеместно запрашивается. Поэтому для начала необходимо собрать всех долевых участников и оформить принятое постановление в виде соответствующего протокола. Если учредителем является одно физическое лицо, то достаточно его письменного решения.

Второй этап. Заказ выписки из государственного реестра юрлиц. Она потребуется для последующего нотариального удостоверения прочих подготавливаемых документов. Выписка должна быть создана не более 30 дней назад (требования по актуальности зависят от конкретного нотариуса, поэтому этот вопрос стоит уточнить заранее).

Выписка заказывается в налоговом органе. Лицом, совершающим такой запрос, может быть:

• Любой сотрудник ООО, физическое лицо. Для выполнения этого действия не требуется оформлять доверенность, но необходима оплата государственной пошлины. Ее размер зависит от срочности оформления выписки. Если требуется получение документа на следующий день после подачи соответствующего заявления, то сумма оплаты составит 400 рублей. При оформлении выписки в течение 1 недели размер платежа будет равен 200 рублей.
• Директор ООО. При личном обращении и написании заявления государственная пошлина не взимается, выписка готовится на протяжении одной недели. Если необходимо срочно получить документ, то за срочность придется заплатить установленные нормативами 400 рублей.

Третий этап. Сбор документов на новый юр. адрес. Их перечень зависит от того, какой именно объект недвижимости станет будущим офисом ООО:

• Арендованное помещение. В этом случае понадобится оригинал гарантийного письма с синей печатью (в нем собственник помещения подтверждает факт заключения с ним договорных обязательств), договор аренды, копии бумаг, которые подтверждают право собственности на объект недвижимости. Весь требуемый перечень должен быть оформлен в двух экземплярах, один из которых подается в ИФНС, второй – остается в архиве ООО.
• Собственное нежилое помещение. В территориальное отделение налоговой инспекции подаются копии документов, которые подтверждают наличие в собственности ООО объекта недвижимости, который может использоваться под офис. Копии должны быть заверены собственной подписью директора и оригинальной печатью юридического лица.
• Жилое помещение с адресом прописки директора или учредителя. В этом случае достаточно копии паспорта, заверенной собственной подписью прописанного по адресу физического лица.

Четвертый этап. Удостоверение формы заявления у нотариуса.

Перед подачей пакета бумаг в налоговый орган необходимо удостоверить аутентичность подписи генерального директора на заявлении о смене юр. адреса. Для этой процедуры директор должен лично явиться к нотариусу с полным пакетом подготовленных для ИФНС документов.

Законодательством РФ разрешено поручить регистрацию в налоговой администрации другому должностному лицу ООО. Для этого оформляется нотариально заверенная доверенность. Тогда на заявлении ставится подпись уполномоченного лица, которая удостоверяется нотариусом.

Пятый этап. Подача документов в ИФНС, оплата государственной пошлины.

Подавать собранный пакет документов необходимо в то территориальное отделение, в котором обслуживается юридическое лицо. 
Если происходит смена юр.адреса по ф. Р13001, то необходимо оплатить пошлину государству, размер которой фиксированный и составляет 800 рублей. Это можно сделать в кассе Сбербанка или через специальные терминалы самообслуживания.

Необходимо учесть, что возможна комиссия банка за денежный перевод.

 

После того, как налоговый регистратор примет документы, он обязан выдать расписку с перечнем тех бумаг, которые были получены. Необходимо учесть, что после того, как решение о смене юридического адреса принято и оформлено в письменном виде, у Общества есть 3 рабочих дня для оповещения налоговых органов. Нарушение законодательно установленного срока влечет за собой наложение штрафа в сумме 5 тыс. руб.

Шестой этап. Получение нового пакета документов, заверенных ИФНС.

В сроки, установленные нормативными документами (в большинстве случаев через 5 рабочих дней), в налоговой администрации выдают такие бумаги ООО:

1. обновленный устав с отметкой ИФНС;
2. лист записи в госреестр юрлиц;
3. уведомление о снятии с налогового учета в предыдущем территориальном отделении;
4. свидетельство о постановке на учет в новом территориальном налоговом органе.

Сроки действительны в случае идеально подготовленных документов, без ошибок, неточностей, помарок. В случае каких-либо замечаний к оформлению ИФНС выдает отказ в регистрации нового юридического адреса. Тогда весь порядок придется повторить сначала, включая оплату обязательных платежей. Вы можете обратиться за помощью к нам, все документы (как и результаты) будут в идеале. 

Налоговые отчисления при смене юридического адреса

Территориальные образования налоговой инспекции самостоятельно передают документы, сверяются по налоговым отчислениям, осуществленным ООО, и их требуемым размерам. Чтобы ускорить процесс, можно осуществить сверку. 
Для этого до подачи всех документов на перерегистрацию нужно заказать акт сверки с вашим прежним территориальным отделением:

• в случае выявления налоговой службой задолженностей их необходимо погасить в 10-дневный срок, после чего повторно заказать акт;
• если долг отсутствует, то акт подписывается уполномоченными представителями ООО и ИФНС и приобщается к пакету бумаг для подачи на регистрацию.

Изменение юридического адреса ООО и фонды

Процедура смены юр. адреса фирмы не предполагает необходимости самостоятельно обращаться во все фонды, налоговая администрация сама сделает это, а именно:

• ПФР. В срок 5 рабочих дней после получения уведомления от налоговой службы пенсионный фонд должен снять с регистрации ООО и передать его дело в новое территориальное отделение с присвоением нового номера регистрации.
• ФСС. Процедура перерегистрации в фонде социального страхования аналогична, но регистрационный номер не изменяется.
• Росстат. При смене юр. адреса могут измениться коды статистики. Узнать их можно, самостоятельно посетив орган или распечатав уведомление с сайта организации.
• Банк. При сохранении банковского обслуживания достаточно только внести правки в карточку по процедуре банка.

Территориальное деление фондов не связано с налоговой, поэтому стоит заранее уточнять этот момент. Если у вас остались вопросы, с радостью вам поможем!

Комментарии